Yine mi Toplantı!?

Toplantılar artık iş hayatının günlük rutini…

Çalan bir telefon ya da gelen bir eposta ve korkulan an; toplantıya çağrılıyorsunuz. Tam da işinize odaklanmışken bu toplantıda nereden çıktı dercesine hareketler, mırıldanmalar. Peki, toplantılara bu tepkimiz neden?

Cevap basit; vaktimizin çalındığını düşünüyoruz!

Araştırmalara göre toplantılar için harcanan zamanın %50’si boşa geçiyor. Amerika’da yapılan bir araştırmaya göre verimsiz geçen toplantılar yüzünden bir profesyonelin ayda yaklaşık 30 saati boşa harcanıyor. Bu da yaklaşık ayda 4 işgünü eder. Bu vakti çalışarak ya da dinlenerek geçirse kişinin daha verimli olacağı kesin.

İş hayatımızın ayrılmaz parçası olan, kaçındığımız ama kaçamadığımız toplantıları verimsiz kılan faktörler neler?

Toplantıların çoğu net olarak tanımlanmış bir amaca sahip değil.

Bunu anlamanın en iyi yolu, toplantıya katılanların birbirlerinin yüzlerine anlamsız bakması durumudur. Neden çağırıldığını bilmeyen katılımcılar, kaş göz işaretleriyle neden buradayız sorularını birbirlerine sorarlar. Ama genellikle de pek bilen olmaz.  Toplantı başladığında da toplantının amacı çok genel bir başlıkla verilir. Toplantının adını koymak tek başına ona somut bir amaç yüklemeyecektir. Toplantı sonucunda nereye varılmak istendiğinin ucu açıktır.

Hazırlıksız gelinen toplantılar.

Bir önceki başlık söz konusu ise yani toplantının amacı bilinmiyorsa zaten o toplantıya hazırlanmanın da imkânı yoktur. Toplantı konusu ve amacı önceden belirtildiği halde toplantıya hazırlıksız gelinmesi durumu ise daha vahimdir. Konuya ilişkin önceden gönderilen bir dokümanın katılımcılar tarafından okunmamış olması ve temel konuların bile toplantı esnasında anlaşılmaya çalışılması, toplantının asıl amacından uzaklaştıran temel sebeplerden birisidir. Yine toplantı ile ilgili argümanların sunulmak üzere önceden hazırlanmaması ve toplantı esnasında getirilmeye çalışılması diğer katılımcıları bekletmek anlamını taşımakta, toplantının havasını bozmaktadır.

Toplantılarda zamana uyulmaması…

Önceden belirlenen saatte toplantıların başlamaması, toplantıya zamanında gelenlerin vaktini çalmaktadır. 10 kişilik bir toplantıya 6 kişinin zamanında geldiğini ancak toplantının 10 dakika geç başladığını düşünün. (6×10) 60 dakikalık bir zaman kaybı daha toplantı başlamadan ortaya çıkmıştır bile. 5 dakika sonra, kalan dört kişiden ikisinin geldiğini ve toplantının 8 kişi ile başladığını düşünelim. Bu sefer sonradan gelecek diğer iki kişi hem toplantıyı böldükleri hem de konuya hâkim olmadıkları için katılımcıları sabote etmiş olacaklardır. Toplantı bitişi için belirli bir sürenin tanımlanmaması ise konu dışı gereksiz tartışmalarla vaktin etkin kullanılmaması, toplantının gereğinden fazla uzaması ya da amacına ulaşmadan tamamlanması anlamını taşıyacaktır. Amacını gerçekleştirememiş bir toplantı, daha sonraki başka bir verimsiz toplantının da habercisidir.

Teknik aksaklıklar.

Bilgisayar, projektör, flipchart, tele konferans, video konferans vb. birçok farklı araç toplantılarda kullanılıyor bu sayede toplantılarda verim artırılmaya çalışılıyor. Ancak bu araçların önceden hazır hale getirilmemesi toplantıların bir kâbusa dönmesiyle sonuçlanıyor. İnternet bağlantısı gereken bir sunumda internetin olmaması, ilgili bir programın yüklü olmaması, ses problemleri vb. birçok farklı problem toplantıları amacından saptırıyor. Hatta çoğu zaman toplantı gündemi, toplantı salonunda yer alan araçlar ile ilgili temenniler konulu başka bir tartışmaya dönüşüyor.

Toplantıları verimsiz hale getiren, zaman kaybına dönüştüren ve en önemlisi katılımcıların toplantılardan kaçınmasına ve isteksiz katılmalarına sebep olan bu faktörler aslında çözülemez sorunlar değiller. Ancak genellikle yukarıda sayılan basit sorunlar için basit tedbirler alınmadığı için toplantılar sevimsiz hallerini korumaya devam ediyorlar. Bu konuda başlangıç olarak yapılacaklar ise yukarıda özetlenen alt başlıklarda gizli.

Herkese verimli toplantılar dileğiyle…

İbrahim H. KAYRAL

Not: Beğendiğiniz yazıları paylaşmayı ihmal etmeyin